Süreç Yönetimi ve Süreç Yaklaşımı Nedir?

tarihinde yayınlandıSEO Paylaşımları içinde yayınlandı

Süreç Yönetimi ve Süreç Yaklaşımı Nedir ?

Girdileri çıktılara dönüştüren faaliyet ya da faaliyetler kümesi Süreç nedir? sorusunun cevabıdır. Daha genel tabiriyle, müşteriye değer katmak amacıyla ürün ya da hizmet elde etmek için etkileşimde bulunan insan, ekipman veya çevresel unsurların toplamıdır.

Süreçler 3 temel faaliyet çeşidi

  • Müşteriye değer yaratan faaliyetler
  • İş akışı sağlayan faaliyetler
  • Kontrol faaliyetleri

Süreçler tekrarlanan, başı ve sonu olan faaliyetlerden oluşur. Amacı, müşteri istek ve beklentilerine cevap verebilmektir. Tekrarlanabilir, ölçülebilir, sorumluları olan, yönetimi için hiyerarşik bir yapıyı şart koşmayan tüm eylemler süreç olarak değerlendirilebilir. Genellikle birimler arası kullanılırlar. Süreç Yönetimi ise, süreçlerin belirlenmesini ve değişen müşteri ihtiyaçları çerçevesinde güncellenerek iyileştirilmesini gözetir.

Süreç Öğeleri

  • Süreci başlatan bir ihtiyaç veya talep
  • İşlem için gerekli olan girdiler
  • Girdileri sağlamak üzere tedarikçiler
  • Yapılan işlem yani süreçte ilerleme adımları
  • İşlem sonucunda elde edilen çıktılar
  • Çıktıları kullanan müşteriler

Müşteri odaklı, sahiplenilmiş ve sürekli iyileştirilebilir olan süreçler ölçülebilir niteliğe de sahip olduklarında iyi yönetilen süreçlerdir denilebilir. Kalite Yönetimine göre, 3 süreç türü mevcuttur.

  1. Yönetim süreçleri: Bu tür, temeldeki ve destekteki performansı yükseltmeyi amaçlar.
  2. Temel süreçler: Dış müşterinin beklentilerini karşılayan süreçler.
  3. Destek süreçleri: Temel süreçlerin ihtiyacı olan alt yapı ve desteği sunan süreçler.

Süreç Nasıl Oluşturulur?

Süreç oluşturmanın belirli adımları vardır. Bunlar aşağıdaki gibidir:

  1. Süreç Planlama: Sürecin tanımlanması, sorumlu ya da sorumluların belirlenmesi, kaynakların saptanması, süreç sınırlarının belirlenmesi, çalışacak ekibin kurulması ve performans ölçülebilirliği için kriterlerin belirlenmesi gibi işler bu adımda dökümante edilmelidir.
  2. Süreç Uygulama: Başlatılan sürecin gerçekleştirilmesidir.
  3. Süreç Ölçme: Uygulama işlemiyle birlikte bir analiz ve izleme işlemi devam etmelidir. Her süreç için belirlenen performans metrikler sayesinde bunun ölçümü mümkün kılınabilir.
  4. Süreç iyileştirme: Kalite ve performans artırmaya yönelik her türlü faaliyet bu adımın konusudur. Mevcut durum analizi, iyileştirme gerektiren konular için izlenecek yöntemlerin saptanması, faaliyet sonuç değerlendirme, …

Süreç Yaklaşımı Nedir?

Süreç yönetimi kapsamında süreçlerin birbiriyle etkileşimini belirleyen yaklaşıma süreç yaklaşımı denir. Bu yaklaşımda kaynak, girdi, çıktı, kontrol kriterleri ve performans kriterleri önemsenir. Yani işi yalnızca akış şemaları olarak düşünmemelisiniz. Bu aşamada süreçlerin birbiriyle ilişkisi önemlidir.

Süreç yaklaşımının benimsenmesini sağladığı bazı avantajlar

  • Süreçlerin belirlenmesini ve bu sayede büyük resmi görmeyi sağlar.
  • Süreçlerin katma değer anlamında değerlendirilmesini sağlar.
  • Performans çıktıları elde etmenizi sağlar.
  • İzlenebilir bir yapıya dönüşüme izin verir.
  • Objektif ölçümlere dayandırıldığında sürekli iyileştirmeler için imkan sağlar.
  • Müşteri ve kurum arasında sunulan ürün ya da hizmetle ilgili iletişim kolaylığı sağlar.
  • Kaynak kullanımının verimliliğini artırır.

Bir satın alma süreci örneği ile devam edelim. Satın alma talebi veya malzeme gidiyorken tedarikçi listesi, Pazar ve piyasa araştırması, personelin donanımı, … kullanılan kaynaklardır. Kontrol ve performans kriterleri olarak tedarik süresi, ürün iade oranı, teslimat süresi, … değerlendirilebilir. Son olarak çıktı ise, ürün veya hizmet olur. Akış şemaları uygulamada en çok kullanılan tekniktir.

Süreç İyileştirme Aşamaları ve Faydaları

Yukarıda bahsettiğimiz süreç oluşturma adımlarından sonuncusu olan süreç iyileştirme 2 aşamalı olup ilki makro düzeyde müşteri odaklı sürekli iyileştirme; ikincisi ise, mikro düzeyde süreçlerin sürekli iyileştirilmesidir.

Makro Düzeyde Müşteri Amaçlı Sürekli İyileştirme

  • Müşteriler belirlenir.
  • Müşteri beklentileri belirlenir.
  • Beklentiler süreç adımlarıyla kesiştirilir.
  • Sonuç değerlemesi yapılır
  • Karar verilir. Bu karar sonuç olarak “Müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için ne yapmalıyım?” sorusuna cevap vermelidir.
  • Performan ölçümü yapılır.
  • Sonuçlar dökümante edilir ve geri besleme yapılır.

Mikro Düzeyde Süreçlerin Sürekli İyileştirilmesi

  • Müşteriler, beklentiler ve çıktılar belirlenir.
  • Şuanki yani mevcutta olan süreç tanımlanır.
  • Mevcut süreç için ölçme ve çözümleme yapılır.
  • Problemi doğru tanıyarak iyileştirme fırsatı yakalanır.
  • Problem derince analiz edilir.
  • Yaratılan çözümler listelenir ve seçilir.
  • Çözüm adımlarını denemek üzere bir plan hazırlanır.
  • Plan uygulamaya geçirilir.
  • Sonuçların değerlendirmesi yapılır.
  • Karar verilir.
  • Yapılan tüm değişiklikler bir standarda oturtulur. Akış şemalarının revizyonu, değişikliklerin iletilmesi, prosedürlerde, politikalarda yapılan değişiklerin yansıtılması, personelin bilinçlendirilmesi, …
  • Takipte kalınır ve iyileştirmeler sürekli hale getirilir.

Süreç iyileştirmenin bazı faydaları

  • Kalitede artış
  • Müşteri odaklı bakış açısı
  • Maliyette düşüş
  • Yetki devrinde ivme
  • Hizmet süresinde kısalma

Bir Cevap Yazın

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir